Jäsen- ja lehtirekisteri

Tietosuojaseloste

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen 2016/679 sekä henkilötietolain 523/1999 10 §:n mukainen tietosuojaseloste ja seloste käsittelytoimista.

1. Rekisterin nimi
Kehitysvammaisten Tukiliitto ry:n jäsen- ja lehtirekisteri

2. Rekisterinpitäjä
Kehitysvammaisten Tukiliitto ry
Pinninkatu 51, 33100 Tampere
puh 0207 718 200 (keskus)

3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevassa asiassa
Sinikka Niemi, jäsensihteeri
jasenpalvelu@tukiliitto.fi
040 4839 362, Pinninkatu 51, 33100 Tampere

4. Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus
Rekisteriä käytetään jäsenasioiden hoitoon sekä jäsen- ja lehtimaksujen perintään. Paikallisille tukiyhdistyksille voidaan luovuttaa kunkin oman yhdistyksen jäsentietoja, esimerkiksi osoitetarroja ja jäsenlistoja. Tietoja annetaan vain yhdistysten nimetyille henkilöille. Jäsenrekisteriin kerättäviä tietoja käytetään myös toiminnan suunnitteluun.

5. Rekisterin pitämisen peruste
Yhdistyslaki sekä henkilötietojen vapaaehtoinen luovuttaminen.

6. Rekisterin tietosisältö
Rekisteröidyistä kerätään ja tallennetaan seuraavat tiedot:
sukunimi, etunimi, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka
Yhdistyksistä kerätään lisäksi toimihenkilöiden/toimijoiden yhteystiedot.

Rekisteröityjä voi myös halutessaan ilmoittaa vapaaehtoisesti yhdistysten omaa käyttöä varten rekisteriin seuraavat tiedot:
lisäosoite, matkapuhelin, kotipuhelin, sähköposti, syntymäaika, sukupuoli sekä halutun yhdistyksen.

Yhteydenottojen ja jäsenyyden myötä rekisteriin tallentuvat myös seuraavat tiedot:
jäsenlehti, jäsenlehti menee/ei mene, laskutustiedot, maksutiedot, maksajatiedot

7. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan suoraan jäseniltä, tilaajilta, yhdistysten toimihenkilöiltä ja postin osoitepalvelusta.

8. Tietojen säilyttämisaika
Tietoja säilytetään kaksi kalenterivuotta jäsenyyden päättymisen jälkeen viranomaisvelvoitteiden täyttämiseksi.

9. Henkilötietojen käsittelijät
Henkilötietoja käsittelevät Tukiliitossa suoraan jäsenille ja jäsenyhdistyksille palveluita tuottavat työntekijät (jäsenpalvelutyöntekijät ja aluetyöntekijät) sekä yksittäisten yhdistysten osalta yhdistyksien itsensä ilmoittamat yhteyshenkilöt joilla on oikeus käsitellä kunkin yhdistyksen omaa jäsenistöä koskevia tietoja.

10. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja siirrot
Osoitetiedot painoon 4-6 kertaa vuodessa jäsenlehden postitusta varten.
Osoitetiedot painoon kerran vuodessa jäsenmaksujen laskutusta varten.

11. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin ulkopuolelle.

12. Käyttäjien profilointi
Käyttäjiä ei profiloida.

13. Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat jäsenrekisteritiedot ja saada niistä pyydettäessä kopiot. Henkilöjäsenellä on myös yhdistyslain perusteella oikeus tutustua oman yhdistyksensä jäsenluetteloon.Tämä tapahtuu ko. yhdistyksen toimihenkilöiden kautta. Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan tarkistusten ja muutosten yhteydessä.
Korjausoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia itseään koskevan virheellisen tiedon korjaamista. Pyyntö tulee osoittaa rekisterinpitäjälle.
Oikeus tulla unohdetuksi: Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuksi ilman aiheetonta viivästystä rekisteristä.
Valitusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus käsittelystä valvontaviranomaiselle.

14. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tiedot on tallennettu palveluntuottajan jäsenrekisteritietokantaan, joka on suojattu palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla. Tietokantaa ja varmuuskopiota säilytetään lukituissa ja vartioiduissa tiloissa, joissa on kulunvalvonta. Tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt. Paperiset tulosteet rekisteristä säilytetään lukitussa huoneessa vain sen aikaa kun niitä käytetään jonka jälkeen ne tuhotaan sertifioidun paperintuhoamispalvelun kautta.
Rekisterin käyttöoikeus edellyttää rekisterin pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Sovelluksen käynnistäminen edellyttää henkilökohtaista salasanaa. Rekisterin käyttöä ja sisäänkirjautumista valvotaan.
Jäsenrekisterin käyttöoikeus on vain Kehitysvammaisten Tukiliitto ry:n palveluksessa olevilla ja niillä jäsenyhdistysten määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Jäsenyhdistysten toimihenkilöillä on käyttöoikeus ainoastaan oman yhdistyksensä tietoihin Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat. Tunnuksia vastaanottaessaan käyttäjät allekirjoitaavat käyttäjäsopimuksen. Rekisteriä ylläpitävillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus.
Mikäli tietosuojaloukkaus tai epäily tästä havaitaan, ilmoitetaan heti rekisterin yhteyshenkilölle, joka ilmoittaa tästä Kehitysvammaisten Tukiliitto ry:n johdolle ja tietosuojavastaavalle. Rekisterin yhteyshenkilö hoitaa myös tarvittaessa ilmoitukset rekisteröidyille, jäsenyhdistykselle ja vastaavalle valvontaviranomaiselle.
Rekisterin yhteyshenkilö kirjaa kaikki ylös kaikki tietosuojaa koskevat tapahtumat.

15. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Tätä tietosuojaselostetta päivitetään tarvittaessa esimerkiksi lainsäädännön, yhteystietojen, yhteyshenkilöiden tai toimintojen muuttuessa.
Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 18.4.2018