Vetovoimaa tapahtumaan

Tapahtumaa suunniteltaessa panosta markkinointiin ja keskeisten asioiden selkeään esiin tuontiin.

Onnistuneen tapahtuman lähtökohtana on ideointi ja huolellinen suunnittelu. Hyvin tehty suunnitelma helpottaa itse tapahtuman toteuttamista ja tekee tapahtumasta mielekkäämmän myös järjestelyihin osallistuvien vapaaehtoisten näkökulmasta.

Tapahtuman ideointi

  • Kysykää jäseniltä ideoita tapahtumiin tai järjestäkää ideariihi. Muistakaa, että tässä vaiheessa ideoita ja ajatuksia saa olla runsaasti!
  • Miettikää vastauksia muun muassa seuraaviin kysymyksiin:
    • Miksi tapahtuma järjestetään?
    • Kenelle se järjestetään?
    • Miten, missä ja milloin tapahtuma järjestetään?

Tapahtuman suunnittelu

  • Suunnitteluvaiheessa tehdään tarkempia päätöksiä tapahtumasta ja sen sisällöstä.
  • Aloittakaa suunnittelu ajoissa ja varatkaa siihen aikaa.
  • Miettikää voisiko tapahtuman järjestämisessä tehdä yhteistyötä muiden yhdistysten tai vaikka seurakunnan kanssa. Lisäksi Me itse -ryhmäläisiä kannattaa pyytää mukaan tapahtumaan kokemuspuhujiksi ja vapaaehtoisiksi eri tehtäviin.

Tapahtuman toteutus

  • Laatikaa tapahtumalle budjetti ja kysykää paikallisia yrityksiä yhteistyökumppaneiksi.
  • Tukiliitosta voi hakea taloudellista tukea Kohtaa mut -tapahtumien ja kehitysvammaisten viikon tapahtumien järjestämiseen. Lue lisää taloudellista tuesta Tukiliiton sivuilta.
  • Laatikaa muistilista huolehdittavista asioista ja tehkää selkeä työnjako tapahtuman toteutusta varten. Tällöin kaikille on selvää, mitä tehdään ja kuka on mistäkin asiasta vastuussa. Muistilistaa ja työnjakoa tehdessä voi hyödyntää alla olevaa listaa.
    • Kuka avaa ja sulkee ovet?
    • Kuka juontaa ja vastaa ohjelman etenemisestä?
    • Kuka  huolehtii ohjelman esittäjistä?
    • Kenen/keiden vastuulla on tarjoilu?
    • Ketkä kaikki osallistuvat siivoukseen?
  • Huolehtikaa myös lupa- ja turvallisuusasiat ajoissa kuntoon.

Tapahtuman jälkeen

  • Huolehtikaa tapahtumapaikan tai -alueen purkamisesta ja siivouksesta.
  • Tapahtuman läpikäynti ja arviointi yhdessä järjestelyihin osallistuneiden kanssa on tärkeää. Arvioinnissa saadaan arvokasta palautetta vapaaehtoisilta sekä tietoa siitä, mikä sujui hyvin ja mitä voisi tehdä toisin.
  • Lopuksi on vuorossa tietysti talkooväen ja yhteistyökumppaneiden muistaminen ja kiittäminen!

Tapahtuman suunnittelussa ja toteuttamisessa voi hyödyntää sivun oikeasta laidasta löytyvää materiaalia. Lapsiperheille suunnattuihin tapahtumiin yhdistys voi tilata Tukiliitosta leikkipaketin. Lue lisää Perheilyn sivulta.

Markkinointi on tärkeää

Mieti missä mainostat ja milloin sen aloitat. Pieniä tapahtumia ei kannata mainostaa kuukausia etukäteen, mutta suuret tapahtumat vaativat pitkäjänteistä etukäteismarkkinointia.

Mainonta voidaan jakaa eri henkilöiden ja ryhmien tehtäviksi. Nimetkää kuka hoitaa ilmoitustaulut, kenen vastuulla ovat lehti-ilmoitukset ja kuka on yhteydessä vaikkapa paikallisradioon. Mainoksia voi työstää itse ja markkinoida tulevia tapahtumia eri järjestöjen tilaisuuksissa.

Lehdistöön ja radioon kannattaa olla reippaasti yhteydessä. Paikallisradio tulee paremmin paikalle, kun haastateltavat on sovittu ja varmistettu etukäteen. Jotta median edustajat ehtivät paneutua asiaan, on syytä lähettää heille lehdistötiedote etukäteen. Näin erityisesti isojen  tapahtumien kohdalla.

Tapahtumaa selkiyttää ja markkinointia terävöittää se, että sillä on tietty teema. Urheilupäivä on itsestään selvyys, mutta muiden tilaisuuksien nimeämiseen kannattaa käyttää aikaa.

Kuvituskuvan lähde kuvapankki www.freepik.com.