Vetovoimaa tapahtumaan

Tapahtumaa suunniteltaessa panosta markkinointiin ja keskeisten asioiden selkeään esiin tuontiin.

Markkinointi on tärkeää

Mieti missä mainostat ja milloin sen aloitat. Pieniä tapahtumia ei kannata mainostaa kuukausia etukäteen, mutta suuret tapahtumat vaativat pitkäjänteistä etukäteismarkkinointia.

Mainonta voidaan jakaa eri henkilöiden ja ryhmien tehtäviksi. Nimetkää kuka hoitaa ilmoitustaulut, kenen vastuulla ovat lehti-ilmoitukset ja kuka on yhteydessä vaikkapa paikallisradioon. Mainoksia voi työstää itse ja markkinoida tulevia tapahtumia eri järjestöjen tilaisuuksissa. Lehdistöön ja radioon kannattaa olla reippaasti yhteydessä. Paikallisradio tulee paremmin paikalle, kun haastateltavat on sovittu ja varmistettu etukäteen. Jotta median edustajat ehtivät paneutua asiaan, on syytä lähettää heille lehdistötiedote etukäteen. Näin erityisesti isojen  tapahtumien kohdalla.

Muista markkinoinnissa:

  • Varaa paikka/tila
  • Aloita tapahtuman suunnittelu ajoissa
  • Jaa vastuut, kuka tekee mitäkin: mainostus, ohjelmat, tarjoilut, siivous jne.
  • Kuka organisoi kuljetukset; oma kuljetus vai ryhmäkuljetuksen järjestäminen

Muista itse tapahtumassa:

  • Kuka avaa ja sulkee ovet
  • Kuka juontaa ja vastaa ohjelman etenemisestä
  • Kuka huolehtii ohjelman esittäjistä
  • Kenen/keiden vastuulla on tarjoilu
  • Ketkä kaikki osallistuvat siivoukseen

Tapahtumaa selkiyttää ja markkinointia terävöittää se, että sillä on tietty teema. Urheilupäivä on itsestään selvyys, mutta muiden tilaisuuksien nimeämiseen kannattaa käyttää aikaa.

Kulttuuriosaaminen esiin

Tapahtumien kulttuurisella annilla on merkityksensä, koska sen avulla markkinoidaan tehokkaasti. Paikallista kulttuuriosaamista – musiikkia, tanssia, lausuntaa ja teatteria – tulee näin ollen hyödyntää. Tapahtuman yhteyteen voi lisäksi järjestää vaikkapa paikallisten henkilöiden tuottaman taidenäyttelyn.

Me itse -ryhmäläisiä kannattaa pyytää mukaan tapahtumaan kokemuspuhujiksi ja haastateltaviksi sekä vapaaehtoisiksi eri tehtäviin. Myös paikkakunnan eri yhdistyksiä voi pyytää mukaan tutustumaan toimintaan. Näin verkostoitumista tapahtuu huomaamatta ja se voi olla alku myöhemmälle yhteistyölle ja vastavierailulle.

Kuitenkin parhaan osallistujamäärän saavuttamiseksi on tilaisuudessa oltava lisäksi alan ammattilaisia – nimekäs asiantuntija, tutkija tai muu aihetta vaikkapa eri näkökulmasta katsova henkilö. Osallistujia kiinnostavat aina laajempaa suosiota saavuttaneet muusikot ja taiteilijat, ns. julkkikset, jotka tuovat oman lisänsä tapahtumaan.

Lue esimerkkejä yhdistysten onnistuneista tapahtumista