Hallitus – yhdistystoiminnan peruskallio

Hallitus on yhdistyksen ydin. Näillä sanoilla on alkanut moni yhdistysten hallituksille suunnattu koulutus. Niin alkoi marraskuussa ensimmäinen Hallitushommat haltuun! -verkkokoulutuskin, joka oli suunnattu pääasiassa jäsenyhdistystemme uusille hallituksen jäsenille. Lisäksi mukana oli muutama kokeneempi konkari asioita kertaamassa ja tietojaan päivittämässä.

Toimiva, aktiivinen, aikaansa seuraava ja yhteistyökykyinen hallitus on yhdistyksen peruskallio, jonka päälle rakennetaan koko yhdistyksen toiminta. Hallituksen on tunnettava riittävästi lainsäädäntöä sekä yhdistyksen säännöt. Hallituksen jäsenten on sovittava sisäiset pelisääntönsä kokousten ja viestinnän suhteen. Heidän on myös verkostoiduttava ja osallistuttava eri työryhmiin. Yhdistyksen jäsenten tarpeiden ja toiveiden kuunteleminen on tärkeää, samoin toiminnan järjestäminen jäsenille. Yhdistyksen hallitus tekee myös vaikuttamis- ja oikeuksienvalvontatyötä ja pyörittää yhdistyksen arkea. Hallituksen on huolehdittava yhdistyksen taloudesta, hoidettava se pakollinen byrokratia ja yhdistystoimintaakin pitäisi kehittää.

Hallitus on yhdistyksen ydin, mutta harvoin se yksin ehtii ja jaksaa kaikkea tehdä ja joka paikkaan osallistua, vaan koko yhdistysväkeä tarvitaan tueksi – ja etenkin nyt, kun hyvinvointialueet tulevat. Lisävoimiksi hallitus tarvitsee yhdistyksen muita jäseniä sekä vapaaehtoisia. He voivat auttaa esimerkiksi somekanavien ja kotisivujen päivityksessä, tapahtumien järjestämisessä, verkostoitumisessa ja vaikuttamisessa.

Järjestökentällä kuulee usein, että on haasteellista saada hallitukseen mukaan uutta ja varsinkin nuorempaa väkeä. Koulutuksessa painotimme sitä, että uusia hallitusjäseniä rekrytoidessa heille tulisi tarjota heti alussa riittävä perehdytys ja taustatuki tehtäväänsä. Ratkaisuina tähän nousivat perehdytyskansio, kokeneempi hallituskonkari työparina ja opastajana hallituskuvioihin sekä riittävä aika opiskella hallitustyöskentelyyn liittyviä asioita. Puheenjohtajan pestiin voi kasvaa vähitellen rivijäsenyyden ja varapuheenjohtajuuden kautta.

Jokaisella on koulun, työn tai elämänkokemuksen kautta hankittuja tietoja ja taitoja, joita voi hyödyntää hallitustyöskentelyssä. Hallitusjäsenenä toimiminen puolestaan kartuttaa työssä tai arkielämässä hyödynnettäviä taitoja kuten yhteistyö- ja viestintätaitoja. Tämä kannattaa mainita etenkin nuorempia uusia hallitusjäseniä houkutellessa, koska hallituskokemus on varmasti plussaa töitä hakiessa. Hallitustyöskentelystä voidaan kirjoittaa hallituksen jäsenelle todistus työnhakua varten.

Koulutukseen osallistuneita mietitytti myös se, kuinka hallitus voisi laatia asiakirjoja – esimerkiksi kannanottoja – kätevästi yhteistyössä sekä miten pöytäkirjat ja muut yhdistyksen asiakirjat ja tiedostot tallennettaisiin tietoturvallisesti yhteen paikkaan. Tähän yksi ratkaisu on käyttää pilvipalvelua ja yhteistä työskentelyalustaa, mihin koulutukseen osallistujilla heräsikin kova mielenkiinto. Tällaisessa koko hallituksen käytössä olevassa palvelussa on sekin hyvä puoli, että tällöin tieto ei ole vain yhden henkilön takana.

Muina hyvinä käytäntöinä hallitustyöskentelyn sujuvoittamiseksi ja kehittämiseksi mainittiin erilaiset vuosikellot ja oma WhatsApp-ryhmä. Olisi hyvä, jos puheenjohtajan vaihtuessa edellinen puheenjohtaja voisi jatkaa ainakin jonkin aikaa hallituksen rivijäsenenä ja toimia uuden puheenjohtajan taustatukena. Liikaa ei voi korostaa myöskään hallituksen toimivaa yhteistyötä, työnjakoa, keskustelevaa ilmapiiriä ja kaikkien mielipiteiden kuuntelemista.

Hyviksi koetut asiat ja toiminnot kannattaa säilyttää hallitustyöskentelyssä ja yhdistystoiminnassa. Samalla pitää olla myös avoin uusille ideoille ja ehdotuksille sekä kokeilla niitä rohkeasti, jotta yhdistys kehittyy ja pysyy mukana yhteiskunnan toimintaympäristön ja rakenteiden muutoksissa sekä pystyy vastaamaan niihin uusilla toimintatavoilla. Jäsenyhdistysten tukitiimin neuvonta ja ohjaus ovat teitä varten, joten olettehan yhteydessä meihin, jos hallitustyöskentelynne tai yhdistystoimintanne kaipaa tukea tai vinkkejä.

Tsemppiä hallitushommiin ja ihanaa joulunodotusta kaikille koko tiimimme puolesta!

Kirjoittaja työskentelee Tukiliiton aluekoordinaattorina.